La piattaforma PRO-Q per la gestione dei processi di acquisto di imprese private e Pubbliche Amministrazioni garantisce innumerevoli vantaggi agli Enti. Tra questi vantaggi spicca la possibilità di personalizzare la piattaforma a seconda delle esigenze di chi la utilizza, con l’obiettivo di ottimizzare il lavoro e rendere più semplice e più efficace la gestione di vari aspetti del processo di acquisto. Questa customizzazione si traduce nella possibilità, per il cliente, di scegliere quali dei moduli messi a disposizione da PRO-Q attivare, ma non si ferma a questo aspetto. La piattaforma, infatti, può anche essere integrata da strumenti fortemente personalizzabili come i questionari di valutazione del modulo “Ecosistema Fornitori”, che il cliente può utilizzare come veri e propri strumenti di business, utili per il miglioramento dei suoi processi e funzionali alla sua crescita.

La funzionalità “Ecosistema Fornitori” di PRO-Q 

Grazie a PRO-Q è possibile inserire all’interno della piattaforma una serie di questionari dinamici, integrabili nel modulo “Gare” e nel modulo “Albo Fornitori” del software. Questi questionari vengono costruiti ad hoc a partire dalle specifiche esigenze del cliente, che può impostare la tipologia e il numero di domande in modo da raccogliere informazioni funzionali alla sua attività.

L’inserimento di un questionario di valutazione all’interno del modulo Albo Fornitori consente di trasformare il rapporto cliente-fornitore in un vero e proprio ecosistema che aggiunge valore alla relazione. I fornitori, in questa ottica, non si limitano infatti a produrre e inviare documentazione, ma sono coinvolti nel processo di qualificazione, e forniscono all’Ente una serie di informazioni aggiuntive utili in fase di predisposizione delle gare.

Tutti coloro che vogliono iscriversi all’Albo sono invitati a rispondere ad una serie di domande estremamente specifiche e precise relative alle tempistiche, alle modalità di lavoro, ai servizi offerti e così via. Le risposte a queste domande rimangono memorizzate nella piattaforma, a disposizione del cliente, e gli permettono quindi di disporre di una grande quantità di informazioni accurate, facilmente consultabili e perfettamente confrontabili, che gli permettono di assegnare dei punteggi automatici a ciascun fornitore tramite strumenti valutativi specifici, limitando così i rischi di filiera. 

Questa funzionalità permette da un lato di rendere l’Albo Fornitori ancora più ordinato e dettagliato e dall’altro semplifica l’attività degli operatori, che non devono più ricorrere a strumenti alternativi (mail, telefonate…) per raccogliere informazioni specifiche dai singoli fornitori. 

All’Albo Fornitori, inoltre, possono essere associati differenti tipi di questionari, costruiti in base alle diverse categorie merceologiche. Il cliente ha la possibilità di impostare questionari diversi per porre ai suoi potenziali fornitori domande estremamente precise, e il fornitore visualizzerà, al momento della compilazione, solo i quesiti ritenuti rilevanti per la sua categoria merceologica. Questo garantisce un duplice vantaggio, che riguarda sia i potenziali fornitori che gli utilizzatori della piattaforma: i primi, infatti, sono messi in condizione di non perdere tempo e di ottimizzare al massimo i tempi necessari per la compilazione, mentre i secondi hanno la possibilità di ottenere risposte realmente utili e specifiche.

Per facilitare la lettura e il confronto dei dati raccolti, PRO-Q permette anche di associare a ogni fornitore che ha compilato il questionario dinamico un punteggio, che viene calcolato in modo automatico dal software sulla base delle risposte inserite nella piattaforma. In questo modo è molto semplice mettere a confronto i potenziali fornitori, partendo dal punteggio indicato automaticamente dal software.

La funzionalità “Ecosistema Fornitori”, come abbiamo accennato, può essere associata anche al modulo Gare. In questo caso, i questionari personalizzati permettono di porre a tutti coloro che intendono partecipare a una particolare gara una serie di domande precise e puntuali, a cui i fornitori sono tenuti a rispondere. In questo modo il cliente può raccogliere dati specifici e molto più facili da analizzare e confrontare rispetto alle informazioni che possono essere ricavate, ad esempio, da relazioni tecniche elaborate in modo autonomo da ogni singolo fornitore. Anche in questo caso, a partire dai dati inseriti in fase di compilazione del questionario il software ricava un punteggio che viene assegnato al fornitore e che rimane visibile all’interno della piattaforma. Questo punteggio, detto “punteggio tecnico”, ovviamente non è sufficiente per stabilire quale dei vari fornitori sia il migliore, ma costituisce un ottimo punto di partenza e rende più agevole la valutazione complessiva dell’offerta da parte dell’Ente, che può in seguito compiere le sue scelte sapendo che gli aspetti più strettamente “misurabili” sono stati già valutati. Il punteggio tecnico, il punteggio economico e i vari dati ricavati dal sistema di Vendor Rating di PRO-Q forniscono quindi un reale supporto al cliente, senza sostituirsi ad esso e senza limitare mai la sua autonomia decisionale. 

Ecosistema Fornitori: i vantaggi per clienti e fornitori

La funzionalità Ecosistema Fornitori è uno strumento che garantisce vantaggi sia ai potenziali fornitori – che hanno la possibilità di proporre i loro prodotti e servizi nel miglior modo possibile – sia alle aziende o degli Enti che utilizzano la piattaforma, che possono utilizzare quei dati come reali strumenti di business.

Il modulo Ecosistema Fornitori, infatti:

• Permette di raccogliere dati facilmente confrontabili
• Aiuta gli Enti a compiere valutazioni a partire da dati oggettivi
• Semplifica le valutazioni relative a nuovi fornitori, ancora sconosciuti
• È uno strumento fortemente personalizzabile che, una volta impostato, permette di porre domande precise e specifiche a tutti i futuri fornitori, senza ulteriore dispendio di tempo da parte della stazione appaltante
• Ottimizza l’attività degli operatori, che possono raccogliere tutti i dati di cui hanno bisogno in un’unica soluzione, senza bisogno di ricorrere a strumenti dispersivi come email, telefonate, fogli Excel e così via 
• Agevola il monitoraggio degli standard garantiti dai fornitori, dal momento che rende più semplice verificare che i servizi realmente offerti siano in linea con quanto dichiarato in fase di iscrizione all’Albo Fornitori
• Favorisce la creazione di modalità operative virtuose in cui sia i fornitori sia i clienti sono messi in condizione di operare al meglio

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