La corretta gestione dei processi di acquisto è un passaggio cruciale per tutte le aziende che operano nel settore privato così come per le Pubbliche Amministrazioni. Approvvigionarsi di beni e servizi in modo efficace ed efficiente, evitando ritardi e imprevisti è essenziale per l’operatività di qualsiasi realtà, ed è per questa ragione che sempre più spesso enti pubblici e privati scelgono di usufruire di piattaforme di e-procurement, che consentono di gestire l’intero processo di acquisto in modo ottimizzato e automatizzato, operando tramite strumenti digitali.

Le piattaforme di e-procurement consentono alle aziende e alle Pubbliche Amministrazioni di operare in modo lineare e trasparente, nel rispetto della normativa (che è particolarmente stingente nel caso di acquisti effettuati da enti pubblici) e garantendo un significativo risparmio in termini di tempo e di denaro. Ecco come funzionano e quali vantaggi offrono.

Cos’è l’e-procurement e perché può essere un valido aiuto per la tua azienda

Con il termine e-procurement (ovvero “approvvigionamento elettronico”), si indicano tutti i processi di acquisto portati a termine da aziende private e Pubbliche Amministrazioni tramite strumenti digitali, come la piattaforma PRO-Q di Venicecom.

Piattaforme di questo tipo permettono di digitalizzare ogni singola fase del processo di acquisto (gestione dell’albo fornitori, elaborazione della richiesta di acquisto, individuazione dei potenziali fornitori, comunicazioni, raccolta delle offerte e loro confronto, contrattazione, emissione dell’ordine…), e quindi di gestire il tutto in modo razionale e automatizzato.

I vantaggi garantiti da una piattaforma di e-procurement sono innumerevoli: sfruttando le potenzialità di questo strumento puoi migliorare l’organizzazione interna della tua azienda, semplificare l’attività dell’Ufficio Acquisti, rendere più fluide le comunicazioni con i tuoi fornitori e tenere in ogni momento sotto controllo tutti i processi di acquisto in corso, nonché accedere facilmente allo storico degli acquisti effettuati in passato.

Ecco 5 motivi per cui una piattaforma di e-procurement si rivela più efficace rispetto agli strumenti tradizionali di gestione degli acquisti:

1. Grazie agli strumenti digitali razionalizzi i tuoi processi (e risparmi!): una piattaforma di e-procurement ti consente di gestire tutte le fasi di acquisto in modo organizzato e razionale, evitando errori e mantenendo in ogni momento il controllo su tutti i processi in corso. Appoggiarsi a uno strumento digitale ti consente inoltre di automatizzare una lunga serie di operazioni che altrimenti dovrebbero essere svolte manualmente, e quindi di avere la certezza di utilizzare in modo proficuo il tempo di lavoro dei tuoi dipendenti, che vengono sollevati dall’obbligo di compiere operazioni ripetitive e/o puramente formali, a basso valore aggiunto. In questo modo hai la possibilità di rendere più efficace e fluida l’attività della tua azienda e, di conseguenza, di risparmiare.
2. Con l’e-procurement ottieni prezzi e servizi migliori: quando effettui un acquisto, il tuo scopo è ottenere il miglior bene o servizio disponibile al prezzo più competitivo possibile. Una piattaforma di e-procurement ti aiuta concretamente a raggiungere questo obiettivo, permettendoti di mettere a confronto le offerte dei tuoi fornitori e di effettuare valutazioni complete, che tengono conto anche della loro affidabilità e del tuo livello di soddisfazione in occasione di acquisti precedenti. 
3. L’utilizzo di una piattaforma ti permette di gestire al meglio il tuo Albo Fornitori: utilizzando uno strumento digitale per la gestione degli acquisti hai la possibilità di avere in ogni momento una panoramica completa di tutti i tuoi fornitori e di gestire un sistema di vendor management. All’interno della piattaforma, infatti, è possibile creare un archivio personalizzato contenente le schede riepilogative relative a ogni singolo fornitore, in cui sono riportati i dati forniti all’atto della domanda di iscrizione. In più, la piattaforma ti permette di assegnare a ogni fornitore un rating: in questo modo quando devi compiere scelte di acquisto puoi contare su un ampio ventaglio di dati (non solo economici) che possono aiutarti a decidere in modo realmente consapevole.
4. Con l’e-procurement eviti ritardi nei rifornimenti: una piattaforma di e-procurement è in grado di interagire con i sistemi di gestione del magazzino della tua azienda, e ti permette di tenere sotto controllo i rifornimenti e di agire in modo tempestivo in caso di necessità. In questo modo puoi gestire nel modo migliore eventuali picchi di lavoro e di richieste, approvvigionandoti in modo semplice e veloce di tutto ciò di cui hai bisogno.
5. Grazie alla piattaforma puoi tenere traccia di tutti i tuoi acquisti (senza consumare carta): utilizzare una piattaforma di e-procurement ti permette di abbandonare definitivamente tutta la documentazione cartacea relativa ai processi di acquisto (modulistica interna, listini prezzi, preventivi inviati dai fornitori e così via…), e di avere sempre accesso a tutti i dati relativi ai processi di acquisto conclusi, che vengono conservati nel tempo in formato digitale. 

Come sono organizzati i processi di acquisto della tua azienda? Stai davvero operando nel modo più efficiente possibile, o una piattaforma di e-procurement potrebbe aiutarti a lavorare meglio e a risparmiare? Per scoprirlo: