L’e-Procurement, dal neologismo inglese “Approvvigionamento Elettronico” è il processo grazie al quale Aziende Private e Pubbliche Amministrazioni acquisiscono beni e servizi da fornitori attraverso internet. Grazie, infatti, alle possibilità offerte dallo sviluppo esteso della rete si è reso possibile il commercio elettronico organizzato. Scendiamo più nel dettaglio e scopriamo come si è evoluto il processo di approvvigionamento e quali aspetti considerare per conoscerlo al meglio.

Cos’è l’e-Procurement e come funziona

Rendendola semplice, l’e-Procurement è l’elaborazione digitale dell’approvvigionamento delle merci. Non sono più necessarie carte, moduli e listini stampati su carta; i fornitori presentano la loro domanda d’iscrizione presso il vostro Albo Fornitori online e le comunicazioni con loro avvengono direttamente sulla piattaforma. Grazie a piattaforme software che rendono efficiente tutto ciò, le aziende e le pubbliche amministrazioni sono in grado di efficientare in autonomia il processo di acquisto B2B o G2B.

L’e-Procurement ha risposto prontamente alla domanda sempre più stringente di digitalizzazione e innovazione, strutturando un sistema online per gestire in trasparenza gare d’appalto, aggiudicazioni e controllo di gestione in tutta la fase di approvvigionamento. Grazie all’utilizzo dell’Albo Fornitori, infatti, gli uffici acquisti di aziende private e di Pubbliche Amministrazioni hanno oggi la possibilità di gestire al meglio l’aggiudicazione di beni, servizi o contratti. Molto importante, inoltre, è l’integrazione delle piattaforme di e-Procurement con i sistemi gestionali delle aziende acquirenti, i cosiddetti “ERP” o Enterprise Resource Planning, in modo che, oltre alla gestione amministrativa ottimale, ognuno in azienda possa accedere in tempo reale alle disponibilità o agli ordini in processo.

Le piattaforme software di e-Procurement possono anche essere distribuite in modalità SaaS (Software as a Service), nel caso l’azienda Cliente non disponesse delle risorse per acquistare, distribuire e gestirne l’infrastruttura, oppure anche solo nel caso avesse la necessità di indire una Gara d’Appalto singola. L’accesso multiutente infine consente l’utilizzo della piattaforma in contemporanea da parte di acquirenti e fornitori e la verifica dell’identità di questi ultimi viene generalmente certificata da un sistema qualificato di Firma Digitale.

Vantaggi dell’e-Procurement

Gli acquisti online per Imprese e Pubbliche Amministrazioni presentano molti vantaggi sia per la parte acquirente, sia per i fornitori coinvolti. Eccone alcuni:

• Tempistiche di approvvigionamento:

  Rispetto ai metodi tradizionali, la gestione degli acquisti online consente non solo di accelerare le tempistiche di comunicazione tra acquirenti e fornitori, ma anche di migliorare l’elaborazione degli ordini.

• Automazione informatica:

  L’automatizzazione dei processi di approvvigionamento con il relativo sistema di alert, consente di diminuire drasticamente i tempi di preparazione degli ordini di acquisto e la gestione delle richieste da parte dei vari reparti aziendali interessati.

• Costi:

  L’abbattimento dei costi è significativo sotto molti aspetti: dal risparmio di carta, all’ottimizzazione dei costi del personale coinvolto nella gestione delle pratiche, fino alla riduzione delle rimanenze e degli sprechi da magazzino.

• Affidabilità e sicurezza:

  I sistemi di e-Procurement garantiscono il trasferimento e la detenzione dei dati in base in ottemperanza alle stringenti norme di privacy vigenti.
  L’affidabilità delle trasmissioni di dati (via VPN e crittografate) è garantita inoltre da un controllo di sicurezza puntuale e sistemico.

• Flessibilità e qualità:

  Grazie all’utilizzo di piattaforme di e-Procurement, l’accessibilità delle informazioni, l’analisi e la verifica delle offerte nonché la gestione e il controllo puntuale delle gare d’appalto risulta molto più flessibile ed efficace. Per ridurre la marginalità degli errori e facilitare l’utilizzo della piattaforma, è inoltre attivo un Service Desk dedicato in grado di dare supporto operativo e funzionale in tempo reale.

PRO-Q è il software firmato Venicecom per tutte le Aziende, le Pubbliche Amministrazioni e le Imprese Pubbliche che hanno necessità di gestire facilmente gli acquisti e i fornitori o di indire una gara d’appalto in tutta sicurezza e tracciabilità.