Scegliere di affidarsi a una piattaforma di e-procurement per la gestione dei propri processi di acquisto permette ad aziende e Pubbliche Amministrazioni di gestire le procedure di approvvigionamento di beni e servizi in modo razionale e ottimizzato, approfittando delle potenzialità di uno strumento costruito appositamente per rendere più efficiente l’attività di chi lo utilizza. 

I vantaggi garantiti dall’utilizzo di una piattaforma di e-procurement – come PRO-Q di Venicecom – sono però molteplici e non si fermano solo alla sfera organizzativa, ma hanno anche precise ricadute in termini economici. 

Utilizzare una piattaforma di e-procurement, infatti, ti consente di contenere i tuoi costi di gestione e di ottenere beni e servizi migliori a prezzo competitivo. Ecco perché:

1. L’e-procurement ti fa risparmiare tempo: il primo vantaggio economico garantito dall’utilizzo di uno strumento digitale per la gestione degli acquisti riguarda la possibilità di svolgere in modo automatizzato una lunga serie di procedure che, altrimenti, dovrebbero essere portate a termine manualmente da un operatore. Grazie alla possibilità di integrare la piattaforma di e-procurement con il gestionale normalmente utilizzato dall’Ufficio Acquisti, ad esempio, è possibile trasferire automaticamente anagrafiche e altri dati che, altrimenti, dovrebbero essere copiati a mano (circostanza che, oltre a causare un inutile dispendio di tempo, aumenta il rischio di commettere errori). Il vantaggio non si limita a una più semplice gestione delle anagrafiche e dell’Albo Fornitori, ma si protrae per tutte le fasi della procedura di acquisto, dalla verifica dei requisiti dei potenziali fornitori, alla contrattazione, alla gestione delle comunicazioni con la controparte: grazie all’e-procurement tutti questi passaggi vengono automatizzati e resi più sicuri e più rapidi, permettendo al tuo Ufficio Acquisti di lavorare meglio, senza commettere errori e senza dedicare tempo all’espletamento di compiti semi-automatici a basso valore aggiunto. Se si sceglie di utilizzare uno strumento digitale personalizzabile come PRO-Q di Venicecom, poi, l’integrazione della piattaforma con gli altri software utilizzati dall’ufficio permette di ottenere il massimo risparmio, dal momento che le procedure automatizzate vengono costruite sulla base delle specifiche esigenze della tua azienda o del tuo Ente.
   
   
   
2. L’e-procurement favorisce la competizione – corretta – tra i fornitori: ogni processo di acquisto richiede che si realizzi un incontro tra una domanda e un’offerta, e la procedura si conclude nel migliore di modi nel momento in cui l’acquirente riesce a ottenere ciò di cui ha bisogno a un prezzo favorevole e il fornitore è messo in condizione di vendere i suoi beni o servizi a tariffe corrette e ragionevoli. Una piattaforma di e-procurement come PRO-Q, che permette ad aziende ed Enti Pubblici di organizzare aste per l’assegnazione di contratti di fornitura, permette di ottenere questo risultato e garantisce in ogni momento il massimo della trasparenza a tutte le parti coinvolte nel processo di acquisto. La possibilità di gestire in modo efficace il proprio Albo Fornitori e il sistema di vendor rating di PRO-Q, inoltre, permettono alle aziende di avere in ogni momento una fotografia precisa delle caratteristiche dei potenziali fornitori e di effettuare le loro scelte tenendo conto sia dell’aspetto puramente economico sia del livello di soddisfazione generale per i servizi offerti in occasione di precedenti ordini, nel rispetto delle best practices.
   
   
   
3. L’e-procurement ti aiuta a gestire efficacemente il tuo magazzino: quando ci si rifornisce di un bene, il costo più evidente da sostenere è quello da pagare al fornitore che commercializza il prodotto acquistato. Questa cifra, la più facile da quantificare, non dà però un’idea realistica in merito alle reali spese da sostenere, dal momento che al costo di acquisto vanno sommati una serie di costi aggiuntivi, tra cui le spese per la tenuta e la gestione del magazzino in cui i beni verranno conservati prima del loro effettivo utilizzo. Poter contare su un magazzino sempre fornito è fondamentale, dal momento che la mancanza di un determinato bene può portare – nei casi peggiori – anche al completo arresto dell’attività produttiva, ma allo stesso tempo è necessario che i rifornimenti arrivino in maniera organizzata e strutturata, per evitare il rischio di obsolescenza dei beni stoccati, per non congestionare il magazzino, per rendere più efficiente il lavoro dei magazzinieri e così via. Una piattaforma di e-procurement, aiutandoti a gestire le forniture e i pagamenti in modo efficace, sicuro e automatizzato, ti aiuta a risparmiare su queste spese, permettendoti di avere la certezza di avere sempre “in casa” tutto ciò di cui hai bisogno, evitando l’accumulo indiscriminato di prodotti di scorta, aiutandoti nella riprogrammazione e ripetizione degli ordini e permettendoti di gestire al meglio anche le eventuali fasi di super-lavoro.
   
   
   
4. L’e-procurement ti permette di evitare contestazioni e contenziosi: una piattaforma digitale di gestione degli approvvigionamenti ti aiuta a portare a termine in modo corretto le tue procedure di acquisto e ti permette di tenere traccia di tutti i processi conclusi. In questo modo non solo limiti il rischio di andare incontro a contestazioni, ma hai anche la garanzia di poter contare su un archivio grazie al quale dimostrare, in caso di contenzioso, la correttezza delle procedure da te eseguite.
   
   
   
5. L’e-procurement ti permette di risparmiare sulla consulenza: utilizzare una piattaforma di e-procurement come PRO-Q non significa solo approfittare delle potenzialità di un software di gestione degli acquisti, ma permette di accedere a un intero mondo di consulenza capace di migliorare concretamente l’operatività della tua azienda. I nostri esperti, infatti, sono sempre a disposizione dei clienti per dare assistenza in caso di necessità, per aiutarli nella formazione dei dipendenti e per fornire consulenza in merito a tutti gli aspetti tecnici o legali, per garantire in ogni momento il completo rispetto delle normative. Poter contare su un partner affidabile, competente e già informato in merito alle necessità e alle peculiarità della tua azienda ti permette di risparmiare sull’attività di consulenza e di affrontare con tranquillità eventuali fasi di evoluzione tecnologica o normativa.

Se vuoi cominciare da subito a risparmiare sui tuoi acquisti, affidati alla competenza di un professionista dell’e-procurement! Contattaci subito e illustraci le tue necessità: saremo felici di mostrarti cosa PRO-Q può fare per te.