La digitalizzazione delle procedure di affidamento è una delle principali direttrici delle politiche economiche della Commissione Europea.

Costituisce un obiettivo strategico per il nostro Paese – recentemente ribadito nel PNRR e nel DDL di delega per la riforma del Codice dei contratti pubblici – rispetto al quale, nonostante i passi in avanti, c’è ancora molta strada da fare.

Come abbiamo più volte segnalato, l’eProcurement svolgerà un ruolo fondamentale nella transizione delle Pubbliche Amministrazioni verso il digitale.

In questo quadro, è stato pubblicato il Regolamento sulle modalità di digitalizzazione delle procedure dei contratti pubblici (decreto 12 agosto 2021, n. 148, Gazzetta Ufficiale n. 256 del 26 ottobre 2021, in vigore dal 11 novembre), che stabilisce soltanto i principi generali della materia e le principali regole di funzionamento dei sistemi telematici. Le specifiche tecniche sono in carico all’AgID, che dovrà trasmettere le apposite linee guida.

Implementando PRO-Q si accede ad una soluzione aggiornata rispetto la normativa vigente, altamente personalizzabile e integrabile con tutti i sistemi già in uso.

Il termine assegnato alle stazioni appaltanti per adeguare i propri sistemi telematici è quindi di 6 mesi dalla pubblicazione delle Linee guida AgID. In attesa analizziamo i punti salienti del Regolamento, per non giungere impreparati!

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Il Fascicolo di Gara

Il sistema telematico deve consentire il tracciamento e la registrazione cronologica delle operazioni eseguite, la gestione e conservazione della documentazione di gara mediante creazione di un fascicolo informatico.

A tal proposito, rammentiamo gli obblighi normativi in materia di conservazione documentale a carico della Stazione Appaltante, posti dall’Art. 99 del D.lgs 50/2016 e dal Codice Amministrazione Digitale.

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Redazione degli atti di gara e delle offerte, comunicazioni, istanze e notifiche

Alle stazioni appaltanti il sistema consente di predisporre gli schemi di DGUE, di redigere/collegare uno schema di determina a contrarre, di redigere ed acquisire la documentazione di gara, nonché di spedire gli eventuali inviti e i relativi allegati.

Agli operatori economici consente invece di compilare e inserire nel sistema il DGUE elettronico e l'offerta, trasmettendo un messaggio di notifica dell'avvenuta ricezione della stessa e segnalando con un messaggio di errore eventuali criticità.

Il sistema consente inoltre le comunicazioni tra la stazione appaltante e gli operatori (anche con sistemi che richiedono la ricevuta di accettazione e di consegna), per tutte le finalità principali della gara, come il soccorso istruttorio, l’eventuale richiesta di chiarimenti o giustificazioni, la presentazione istanze di accesso agli atti di gara e la messa a disposizione dei documenti richiesti, ove ricorrano i presupposti e i requisiti ai sensi della normativa in materia di accesso, nonché l'acquisizione e la notifica del provvedimento di ammissione o di esclusione.

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Interoperabilità delle piattaforme, sicurezza informatica e protezione dei dati

Un profilo veramente strategico è poi quello dell’interoperabilità, che il sistema deve garantire, con le principali piattaforma utilizzate dalle stazioni appaltanti e dagli operatori economici, tra le quali: PagoPA, per consentire agli operatori di effettuare pagamenti telematici; Simog, al fine di consentire l’acquisizione del codice CIG; le apposite piattaforme del MIMS (Ministero delle infrastrutture e della mobilità sostenibili) e di ANAC, per assolvere agli obblighi di comunicazione, nonché di pubblicazione dei bandi di gara e degli avvisi; la banca dati nazionale dei contratti pubblici (BDNCP), per la comunicazione dei provvedimenti di esclusione, anche ai fini dell'iscrizione nel casellario ANAC, la verifica dei requisiti di partecipazione, e la comunicazione degli esiti della procedura.

Particolare importanza è data al fatto che i sistemi telematici debbano garantire l’integrità e la segretezza dei documenti degli utenti, anche attraverso l'uso di tecniche di crittografia e offuscamento, prevedendo anche piani di continuità operativa e disaster recovery.

Per quanto riguarda la privacy, il titolare e il responsabile del trattamento (che deve essere opportunamente individuato) devono assicurare un livello di sicurezza dei dati personali adeguato al rischio.

Operazioni della Commissione aggiudicatrice

Di particolare importanza, nel consentire alla Commissione di svolgere le sedute in modalità telematica e la relativa verbalizzazione e registrazione, è la necessità di assicurare la pubblicità delle sedute aperte al pubblico e la riservatezza di quelle non pubbliche. Nonché la separazione delle fasi di valutazione delle singole componenti dell’offerta.

Migliori pratiche

Di particolare interesse è l’indicazione che il sistema telematico sia realizzato tenendo conto delle migliori pratiche riguardanti metodologie organizzative e di lavoro e metodologie di programmazione e pianificazione, tra le quali ad esempio: l’integrazione con i sistemi di gestione dei documenti informatici e di conservazione degli archivi digitali dei fascicoli di gara, l’interoperabilità con i sistemi contabili delle stazioni appaltanti, il coordinamento con eventuali scadenzari per il rispetto degli obblighi e degli adempimenti normativi, nonché l’integrazione degli strumenti per la pianificazione degli acquisti e la raccolta dei requisiti utili all'indizione delle gare.

***Contenuto realizzato con la collaborazione dell’Avv. Elena Mitzman, nostro partner in area legale. 

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