Utilizzare una piattaforma di e-Procurement garantisce indubbi vantaggi ad aziende ed Enti Pubblici, che grazie a uno strumento di questo tipo possono ridurre i loro costi, aumentare l’efficienza, semplificare le attività da svolgere e lavorare meglio, ottenendo beni e servizi a prezzi più vantaggiosi. Strumenti di questo tipo sono estremamente utili ed efficaci, ma scegliere tra i vari software disponibili sul mercato non è sempre semplice, dal momento che i parametri da prendere in considerazione sono molteplici e variano a seconda delle dimensioni, delle necessità e dell’organizzazione dell’Ente che dovrà utilizzare lo strumento.

La nostra esperienza in questo settore ci ha permesso di definire quali sono le caratteristiche imprescindibili che trasformano una piattaforma di e-Procurement in uno strumento in grado di fare davvero la differenza. Un software, per essere realmente efficace e garantire un concreto vantaggio a chi lo utilizza, deve:

• Permettere la completa automatizzazione e digitalizzazione dei processi: uno strumento digitale, per risultare davvero utile, deve ridurre al minimo la necessità di intervento da parte dell’operatore e deve quindi essere in grado di generare in modo automatico documenti e modelli. La piattaforma di e-Procurement, inoltre, deve aiutare le aziende e gli enti a digitalizzare davvero le loro procedure: il software non deve funzionare come un semplice archivio in cui memorizzare e conservare documenti, ma come strumento interamente digitale, favorendo la dematerializzazione dei processi.
  
  
• Garantire l’accesso a funzionalità avanzate: la piattaforma di e-Procurement deve favorire lo svolgimento di attività che manualmente sarebbero impossibili da svolgere e che permettano agli utenti di migliorare le loro performance e di compiere scelte di acquisto più consapevoli e vantaggiose. La possibilità, ad esempio, di gestire un sistema di vendor rating avanzato è una grande opportunità per chi utilizza uno strumento digitale, dal momento che permette di tenere traccia della qualità dei servizi offerti dai fornitori e di conservare un archivio in cui sono memorizzati il livello di soddisfazione in occasione dei precedenti ordini e le eventuali criticità emerse. 
  
  
• Prevedere ampie possibilità di personalizzazione: dal momento che i clienti non sono tutti uguali, è importante che una piattaforma di e-Procurement sappia adattarsi alle caratteristiche dell’Ente o dell’azienda che la utilizzerà. Per questa ragione, è importante che il software possa essere personalizzato e che, accanto ad alcuni moduli di base (come, ad esempio, il modulo per la gestione dell’Albo Fornitori e quello relativo allo svolgimento delle gare di appalto), ci sia la possibilità di aggiungere moduli ancillari, da attivare su richiesta del cliente per rispondere a specifiche necessità. La personalizzazione non deve però fermarsi solo alla fase di configurazione dello strumento: una buona piattaforma di e-Procurement deve permettere anche di modificare e personalizzare i moduli generati automaticamente dal sistema, consentendo l’aggiunta di campi specifici su richiesta della stazione appaltante. Il software, inoltre, deve essere in grado di fornire supporto nella realizzazione di gare di diverso tipo, permettendo alla stazione appaltante di impostare – tramite il pannello “amministratore” della piattaforma – delle regole che il software potrà applicare in modo automatico nelle diverse situazioni, per automatizzare le singole procedure e rispondere alle diverse richieste documentali.
  
  
• Calarsi nella realtà organizzativa della stazione appaltante: il software deve permettere una gestione ottimale degli utenti interni, stabilendo precisi livelli di accesso variabili a seconda del ruolo e della qualifica di chi opera sulla piattaforma. I permessi devono poter essere attribuiti e modificati con facilità, per agevolare l’operatività dell’Ente anche in occasione di sostituzioni temporanee o rotazioni di personale, garantendo sempre un elevato livello di sicurezza nella gestione dei dati sensibili.
  
  
• Essere sempre aggiornata: le normative relative agli appalti sono in costante evoluzione, ed è fondamentale che la piattaforma di e-Procurement tenga il passo di questi cambiamenti, aggiornandosi rapidamente e aiutando gli utenti ad essere sempre in regola con tutti gli adempimenti previsti per legge. 
  
  
• Agevolare la gestione dell’Albo Fornitori: tutti i dati relativi alle anagrafiche dei vari fornitori e agli ordini conclusi devono essere facilmente reperibili tramite l’utilizzo di appositi filtri, per semplificare l’attività dell’Ufficio Acquisti e permettergli di risalire in ogni momento a tutte le informazioni necessarie per lo svolgimento delle diverse attività. 
  
  
• Essere user friendly: una piattaforma di e-Procurement, infine, deve essere uno strumento agile, facile da utilizzare per coloro che dovranno interagire con lo strumento. Per questa ragione, è opportuno preferire software che permettono di utilizzare un pannello di controllo allo stesso intuitivo ma articolato, in grado di facilitare realmente la digitalizzazione del processo di acquisto.

La piattaforma PRO-Q di Venicecom è stata sviluppata per integrare tutte queste caratteristiche e fornire ai clienti uno strumento evoluto ma allo stesso tempo semplice da utilizzare, capace di adattarsi alle varie esigenze ed altamente personalizzabile. Il supporto dei nostri consulenti, inoltre, permette a chi utilizza PRO-Q di ricevere costantemente un’assistenza professionale e di non trovarsi mai solo di fronte a problematiche di tipo tecnico o normativo.

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