Esigenze
L’Istituto Poligrafico e Zecca dello Stato (IPZS), Pubblica Amministrazione appartenente al settore ordinario, intendeva dotarsi di una piattaforma di e-Procurement per la gestione dell’Albo Fornitori e delle gare in modalità telematica con l’obiettivo di:
- Snellire e rendere più rapide le procedure di gara e di gestione dell’Albo Fornitori;
- Facilitare il processo di raccolta e confronto dei dati sulla spesa;
- Riorganizzare e razionalizzare l’Albo Fornitori;
- Aumentare la trasparenza nella gestione delle gare;
- Ottimizzare la gestione del processo negoziale grazie alla semplificazione e informatizzazione delle procedure, in particolare per quanto riguarda la fase di valutazione delle offerte;
- Ridurre i costi di approvvigionamento, anche grazie alla riduzione del costo di partecipazione delle imprese alle gare attraverso l’informatizzazione dei processi.
Soluzione
La piattaforma PRO-Q ha risposto alle esigenze di IPZS in conformità con quanto previsto dal Codice degli Appalti (D.Lgs. n. 163 del 2006, successivamente abrogata dal D.Lgs. n. 50/2016) e norme connesse, ed è stata personalizzata sulla base di specifiche richieste legate ad alcune peculiarità dell’attività svolta dall’Istituto. In particolare, sono state previste le seguenti interfacce:
- l’Autorità per la Vigilanza sui Contratti Pubblici di Lavori, Servizi e Forniture (AVCP) per l’invio automatico dei dati richiesti per l’ottenimento del CIG, il numero identificativo delle gare;
- l’organismo che segue la divulgazione dei bandi attraverso la Gazzetta Ufficiale dell’Unione Europea (TED) per l’esportazione e pubblicazione automatica nel portale e la ricezione della ricevuta di risposta;
- l’ERP SAP R3 per il trasferimento diretto dei dati per la gestione contabile della commessa.
Inoltre i Questionari Dinamici permettono a IPZS di creare delle form per raccogliere informazioni supplementari rispetto a quelle previste dall’Albo e identificare il fornitore dal punto di vista operativo per valutare l’effettiva garanzia del rispetto dei tempi previsti dal capitolato. Questo tipo di attività è particolarmente importante, per esempio, nella fornitura delle schede elettorali quando è necessario tener conto delle potenzialità di fornitura (es. numero di macchine e stampanti in dotazione), ma anche nell’utilizzo di terzisti per alcune fasi della lavorazione. Ad esempio, nel caso in cui la piegatura avvenga al di fuori della sede di stampa, lo spostamento del materiale implica l’intervento della Guardia di Finanza a garanzia della regolarità delle operazioni.
GRAZIE ALL’UTILIZZO DEL PORTALE, IPZS HA POTUTO:
– Unificare la documentazione legata alla gestione delle attività di e-Procurement, definendo dei modelli standard richiesti per l’iscrizione all’albo fornitori e la partecipazione alle gare, velocizzando quindi anche la loro valutazione;
– Uniformare e organizzare le informazioni sui fornitori e le attività di acquisto;
– Avere un maggiore controllo delle procedure e del loro stato grazie al monitoraggio dell’intero processo di acquisto;
– Diminuire il tempo necessario per l’inserimento dei dati grazie all’esportazione automatica negli altri sistemi in uso;
– Garantire la trasparenza delle attività di e-procurement;
– Velocizzare la fase di valutazione delle gare;
– Ridurre i costi di approvvigionamento.
