La piattaforma MEPA è uno strumento messo a punto dal Ministero dell’Economia e delle Finanze per permettere alle Pubbliche Amministrazioni di accedere a un mercato virtuale in cui fornitori abilitati di beni e lavori offrono i loro prodotti.

In questo modo gli Enti Pubblici possono negoziare contratti di fornitura e approvvigionarsi di beni utilizzando esclusivamente il canale virtuale, ottimizzando i loro processi di acquisto e avendo garanzia della validità legale dell’intera procedura: tramite MEPA, infatti, le Pubbliche Amministrazioni possono acquistare tutti i beni e i servizi il cui valore è sotto la soglia stabilita dalla Comunità Europea in maniera diretta e completamente trasparente.

L’operazione di acquisto può avvenire attraverso Ordini Diretti di Acquisto (ODA) oppure tramite Richieste di Offerta (RDO): nel primo caso, è l’Ente a scegliere il bene o il servizio da acquistare facendo riferimento ai cataloghi caricati sulla piattaforma dai vari fornitori abilitati iscritti, mentre nel secondo caso l’Ente pubblica una richiesta in cui specifica le caratteristiche di ciò che è intenzionato ad acquistare e chiede ai fornitori di presentare un’offerta. Le offerte così raccolte vengono poi messe a confronto in una gara d’appalto, e il vincitore potrà concludere direttamente tramite la piattaforma il suo contratto di fornitura.

La piattaforma MEPA costituisce un importante supporto per gli Enti Pubblici, e offre significativi vantaggi in termini di trasparenza. Accanto a questa piattaforma, però, esistono anche altri strumenti – come PRO-Q di Venicecom – che consentono di ottenere i medesimi risultati e che possono rivelarsi, per alcuni aspetti, ancora più performanti. 

I vantaggi della piattaforma MEPA

Operare tramite MEPA è funzionale per una lunga serie di ragioni. In particolare, l’uso della piattaforma MEPA permette di:

• Contenere i costi, dal momento che la piattaforma dà all’Ente che la utilizza la possibilità di individuare i beni e i servizi più in linea con le sue necessità, ottenendo il prezzo più competitivo possibile.
• Aumentare la trasparenza dei processi, che sono in ogni momento perfettamente tracciabili.
• Digitalizzare i processi, dato che operando tramite MEPA l’intera procedura di invio della richiesta, negoziazione, stipula del contratto e pagamento avviene tramite il canale virtuale e non richiede documentazione cartacea.
• Ridurre i tempi necessari per portare a termine ogni singolo acquisto.
• Accedere a un vasto repertorio di fornitori, dal momento che la platea di potenziali rivenditori viene aperta all’intero territorio nazionale e l’Ente che acquista può confrontarsi direttamente con un ampio mercato di riferimento.

Va ricordato, infine, che la piattaforma MEPA viene messa a disposizione gratuitamente, e che quindi la Pubblica Amministrazione non deve sostenere alcun costo per il suo utilizzo.

Strumenti alternativi per l’e-Procurement: i vantaggi della piattaforma PRO-Q

L’utilizzo della piattaforma MEPA aiuta le Pubbliche Amministrazioni a operare meglio, secondo criteri di tracciabilità e trasparenza che sono ormai imprescindibili, ma gli Enti Pubblici possono servirsi anche di strumenti alternativi, che aggiungono alle potenzialità di MEPA ulteriori vantaggi.

• Personalizzazione: la piattaforma MEPA è, per sua natura, impostata in modo piuttosto rigido, mentre PRO-Q di Venicecom garantisce ampie possibilità di personalizzazione, per rispondere al meglio alle necessità del singolo Ente che la utilizza. Una piattaforma personalizzata permette a tutti gli utenti di portare a termine le varie procedure (indipendentemente da importo e oggetto dell’appalto o della concessione) in modo semplice e veloce, evitando perdite di tempo e usufruendo di un sistema basato su “moduli” facili da navigare. La personalizzazione permette, inoltre, di inserire appositi filtri che consentono di visualizzare solo i bandi di gara relativi a specifiche categorie merceologiche, o di escludere in modo automatico le offerte che non rispondono a determinati requisiti, per semplificare il lavoro degli utenti e rendere più veloce l’intero processo di acquisto. In questo modo, ai vantaggi garantiti da MEPA si aggiunge la praticità di operare con uno strumento realmente customizzato ed efficiente.
• Aggiornamento: per fornire alle Pubbliche Amministrazioni un servizio sempre in linea con le richieste della normativa, la piattaforma PRO-Q viene costantemente aggiornata sulla base delle nuove disposizioni e degli adempimenti di legge previsti.
• Automatizzazione: per semplificare l’attività dell’Ente, la piattaforma PRO-Q gestisce la modulistica di gara (domanda di partecipazione, offerta economica…) in modo automatizzato, riducendo il rischio di commettere errori ed evitando inutili perdite di tempo. I vantaggi dell’automatizzazione, però, non si limitano a questo: PRO-Q è anche in grado di individuare in autonomia eventuali offerte che risultano anomale rispetto alla normativa vigente, nonché di generare il verbale delle operazioni svolte nell’ambito della gara, garantendo un significativo risparmio di tempo a chi utilizza la piattaforma.
• Servizi aggiuntivi: la piattaforma PRO-Q permette all’Ente Pubblico di usufruire di vari moduli e servizi aggiuntivi, come ad esempio il modulo “Pianificazione”, che permette di definire un cronoprogramma degli acquisti da effettuare in futuro o il modulo “Fabbisogni”, che consente di programmare i propri acquisti futuri. Inoltre, tramite la piattaforma è possibile usufruire di ulteriori servizi come il Servizio Verifica Fornitori, che permette all’Ente di delegare al team di consulenti di Venicecom il compito di Verifica dei Requisiti dell’Aggiudicatario e di tutti i soggetti dell’Aggiudicatario che sono stati dotati di rappresentanza nel corso dell’ultimo anno (obbligo previsto dall’Art. 80 del Codice dei Contratti Pubblici). Gli esiti di queste attività di verifica rimangono poi a completa disposizione dell’Ente, che può quindi evitare di assumersi in prima persona gli oneri di un’attività estremamente dispendiosa in termini di tempo.
• Semplificazione della gestione dell’albo fornitori: la piattaforma PRO-Q, a differenza di MEPA, consente all’Ente Pubblico di istituire un vero e proprio albo fornitori per la gestione degli operatori economici. In questo modo, gli Enti che utilizzano PRO-Q hanno la possibilità di avere una panoramica sempre aggiornata in merito allo stato dei propri fornitori e possono migliorare la gestione degli inviti (ad esempio nelle procedure negoziate e negli affidamenti diretti) nonché semplificare le operazioni di verifica relativi a determinati requisiti in capo agli stessi. I vantaggi, però, non si esauriscono qui: grazie a un albo fornitori costantemente aggiornato è possibile anche: 
• gestire le comunicazioni di albo tra Stazione Appaltante e operatori economici in maniera innovativa, avendo la garanzia della tracciabilità del flusso comunicativo
• visualizzare le statistiche relative a ogni operatore economico ed estrarre facilmente le informazioni
• organizzare un archivio digitale della documentazione relativa all’operatore economico, con scadenziario automatizzato per i singoli documenti
• gestire in modo efficiente i processi di rinnovo delle iscrizioni. 

Infine, scegliendo di usufruire di una piattaforma come PRO-Q l’Ente può contare sulla consulenza di un partner specializzato, che non si limita a fornire uno strumento digitale ma rimane a disposizione anche per fornire supporto nella gestione delle diverse fasi della gara d’appalto e per affiancare il personale incaricato di utilizzare il software, garantendo assistenza laddove sia necessario.

Venicecom offre agli Enti Pubblici un servizio personalizzato e sempre aggiornato, in grado di migliorare concretamente l’attività del loro Ufficio Acquisti e di metterli in condizione di operare in modo più efficace e trasparente. Contattaci per saperne di più e valutare in che modo l’utilizzo della piattaforma PRO-Q può rispondere al meglio alle tue necessità!