Tenere sotto controllo il costo degli acquisti è un’esigenza fondamentale per qualsiasi azienda, così come poter contare su processi interni efficienti, che permettano a tutti i dipendenti di lavorare al meglio evitando errori e perdite di tempo dovute alla necessità di compiere manualmente operazioni che potrebbero essere gestite in modo automatizzato.
Una piattaforma di e-Procurement come PRO-Q di Venicecom, che ti permette di gestire in modo trasparente e ottimizzato tutte le procedure di acquisto della tua azienda, ti aiuta a ottenere il duplice risultato di contenere le spese e migliorare l’efficienza dei tuoi processi interni, fornendo un concreto supporto all’operatività del tuo Ufficio Acquisti. Ecco perché:
- Una piattaforma di e-Procurement ti permette di tenere sotto controllo i costi: grazie alla piattaforma i tuoi acquisti vengono gestiti in modo razionale e puoi sapere in ogni momento quanto stai spendendo per ogni singola gara. Questo ti consente non solo di ottenere, nell’immediato, il miglior prezzo possibile, ma anche di avere una precisa percezione delle spese che la tua azienda sta sostenendo, limitando le situazioni di incertezza e gli imprevisti.
- Effettuare analisi di medio-lungo periodo diventa più semplice: grazie alla piattaforma hai la possibilità di tenere traccia di tutti i processi di acquisto conclusi, e di utilizzare i dati così ricavati sia per analizzare le spese fatte sia per pianificare le spese future in chiave strategica. Questo strumento, quindi, ti permette di effettuare con facilità valutazioni che altrimenti richiederebbero un significativo investimento di tempo per il reperimento e lo studio dei dati, permettendoti di sviluppare al meglio le tue strategie di acquisto.
- Riduci i costi di processo e aiuti il tuo Ufficio Acquisti a lavorare meglio: per tenere sotto controllo i costi legati agli acquisti non basta ottenere prezzi competitivi da parte dei fornitori, ma è necessario anche ottimizzare i propri processi interni, dal momento che un ciclo di acquisto è un processo estremamente complesso: creare la richiesta di acquisto, identificare i fornitori, valutare le offerte ricevute, portare a termine la contrattazione e, infine, gestire il pagamento dei beni o dei servizi acquistati sono tutti passaggi che non possono essere eliminati, ma che devono essere ottimizzati per permettere alla tua azienda di ridurre i costi relativi al personale, alla gestione del magazzino, all’espletamento di tutte le pratiche amministrative e così via. Va sottolineato anche che questo modo di procedere non garantisce vantaggi solo a te ma anche ai tuoi fornitori, dal momento che la trattativa viene portata a termine in modo trasparente e la gestione di tutte le relative comunicazioni e dei pagamenti avviene in modo automatizzato e senza imprevisti: in questo modo è più facile che si venga a creare un rapporto di reciproca soddisfazione e fiducia, da cui tutti traggono beneficio.
- Il tempo è denaro, e una piattaforma di e-Procurement ti aiuta a risparmiarlo: quando si parla di ottimizzazione dei processi non ci si riferisce soltanto all’implementazione di un ciclo di acquisto efficiente, ma anche alla possibilità di tenere sotto controllo le tempistiche per la ricezione delle forniture. È dimostrato che gestire gli acquisti tramite una piattaforma software permette di ridurre notevolmente i tempi necessari per concludere ogni singolo ordine, e questo ti permette non solo di ottimizzare l’attività del tuo personale, ma anche di migliorare l’efficienza del tuo magazzino e di avere la certezza di avere sempre le forniture di cui hai bisogno nei tempi previsti, evitando ritardi e imprevisti che hanno un’ovvia ricaduta anche economica. In più, non va trascurato un altro elemento essenziale: una piattaforma di e-Procurement permette ai tuoi dipendenti, in caso di necessità, di continuare a operare senza nessuna difficoltà anche da remoto, dal momento che la piattaforma rimane sempre accessibile e non richiede la presenza fisica del dipendente in azienda. Anche questo è un significativo vantaggio in termini di efficienza e risparmio di tempo, dal momento che permette di affrontare anche eventuali situazioni eccezionali o impreviste avendo la certezza di non rimanere privi di forniture essenziali.
- Più gare organizzi, più risparmi: infine, una piattaforma di e-Procurement ti permette di impostare processi che, una volta organizzati, potranno essere gestiti in modo automatizzato, quindi diventa sempre più vantaggiosa via via che aumentano gli acquisti effettuati. Utilizzare la piattaforma anche per la gestione di una sola gara è comunque una scelta conveniente, perché ti consente di ottenere il miglior prezzo possibile e di far lavorare in modo efficiente il tuo Ufficio Acquisti, ma più alto è il numero di gare che si vanno a creare, maggiore è il vantaggio in termini di abbattimento dei costi e miglioramento delle performance e del know-how dei tuoi dipendenti.
Vuoi tenere sotto controllo i costi della tua azienda e migliorare l’operatività del tuo Ufficio Acquisti? PRO-Q di Venicecom è lo strumento che fa per te! Scarica la nostra check-list, valuta l’efficienza dei tuoi processi di acquisto e contattaci: saremo felici di illustrarti tutte le potenzialità della piattaforma.